Zo groeide Niels door tot Portfolio Manager bij Buitenlandse Zaken

Toen hij startte, wist hij eerlijk gezegd nog niet precies wat de functie inhield. “Ik dacht eerst dat portfolio management iets met financiën te maken had. Ik wist niet dat ze dat ook bij de overheid deden,” vertelt hij lachend. Inmiddels voelt hij zich helemaal op zijn plek binnen zijn team en werkt hij aan digitale projecten die het ministerie vooruithelpen.

‍

‍

‍

Aan de slag als Portfolio Manager bij Buitenlandse Zaken

Wat houdt dat precies in? Wie kan dat beter vertellen dan Niels zelf:

“Binnen ons team beheren we een deel van de digitale projecten van Buitenlandse Zaken. Een verzameling projecten die bijdragen aan de vernieuwing en verbetering van de informatievoorziening van Buitenlandse Zaken. Denk aan nieuwe HR-systemen of applicaties die de informatie huishouding verbeteren. Ik zorg ervoor dat we dit portfolio goed bewaken. Dat betekent dat ik veranderingen signaleer, de juiste mensen bij elkaar breng en zorg dat we risico’s of vertragingen procesmatig aanpakken. Ik hoef niet in de details te duiken, maar ik moet wel het overzicht bewaren en verbanden leggen. Dat past goed bij mij.”

‍

‍

‍

Van PMO naar Portfolio Manager

Niels begon niet direct in deze rol. Via PublieKracht startte hij eerst als Projectmanagement Ondersteuner (PMO) bij Buitenlandse Zaken. “Dat is meer een secretariële rol binnen een project. Toen ik secretaris was van de portfolio adviesgroep, zag een collega potentie in mij. Omdat het team krap zat, stelde zij voor dat ik werd opgeleid tot Portfolio Manager. Tweemaanden later zat ik er helemaal in.”

‍

Die stap bleek goud waard. “Je hoeft niet alles zelf te weten, maar je moet wel de juiste vragen stellen. Mijn studie bestuurskunde hielp daarbij: veel draait hier om organisatiepolitiek, en dat leer je daar goed begrijpen.”

‍

‍

‍

Werken in een dynamische omgeving

Geen week is hetzelfde, benadrukt Niels. “Soms is het rustig, maar één mail kan alles veranderen.” Zijn week bestaat uit veel afstemming met het team, overleggen en verslaglegging die rechtstreeks naar de CIO (Chief Information Officer) gaat. “Dat moet gewoon goed zijn. Verder review ik vaak stukken van projectleiders en zorg ik dat onze feedback als team op één lijn ligt. Zo houden we de projecten overzichtelijk en werkbaar.”

Wat hem opvalt binnen BZ, is dat jonge professionals snel verantwoordelijkheid krijgen. “Je kunt hier echt instappen en leren in een veilige omgeving. Fouten maken mag. Juist doordat je snel verantwoordelijkheid krijgt, groei je enorm.”

‍

‍

Het Young Professional Programma van PublieKracht

Niels volgde het Young Professional Programma. Vooral de herkenning bij andere starters vond hij waardevol. Hij kreeg handvatten voor omgaan met onzekerheid en onduidelijkheid, en leerde via groepsfeedbackmanieren om problemen anders aan te pakken.

De trainingen maakten indruk. “Sommige waren praktisch, andere juist intens. Eén oefening waarbij je een brief schreef vanuit je eigenbegrafenis, staat me nog steeds bij. Heftig, maar het zette me wel aan het denken: hoe wil ik dat mensen mij herinneren?”

De begeleiding ervaart Niels positief. “Ik heb veel contact met de talentmanager Tjeerd, die me regelmatig advies geeft. Dat helpt echt in mijn ontwikkeling.”

‍

‍

Tot slot heeft Niels een duidelijk advies voor andere Young Professionals:

“Durf verantwoordelijkheid te nemen. Dit is hét moment om te leren en fouten te maken. Gebruik het vertrouwen dat je krijgt, en weeseerlijk en direct in je communicatie. Laat je niet afschrikken door het idee dat de jongere generatie niks kan hebben. Als je iets voelt, spreek het uit. Dat is juist een belangrijke leiderschapskwaliteit.”

‍

‍

‍